Toplantı odası Rezervasyon Sistemi, birden çok toplantı odası bulunan şirketlerde çalışanların toplantı odalarını daha verimli kullanabilmesi için geliştirilen bir sistemdir.
Yazılım genellikler toplantı odası kapı ekranlarıyla mail sunucuların takvimleriyle entegre olarak Outlook üzerinden herhangi bir odaya atanan toplantıyı ekranlara yansıtır. Ekranlara yansıyan toplantı ayrıca katılımcıların takvimlerine de yansır. Böylece birden çok odaya sahip şirketlerde oda çakışmalarını önler.
Çalışanalar için oldukça büyük kolaylık sağlayan rezervasyon sistemi bir çok özelliğe sahiptir.
1. Erkanlar üzerinden hızlı toplantı oluşturma
2. Toplantıyı uzatıp erken bitiş durumunda odayı serbest bırakma
3. Check-in sistemi sayesinde toplantıya katılım olmadığı durumlarda odayı müsait duruma geçirme
4. Ekran üzerinde katılımcılar, toplantı konusu, saat, tarih, oda müsaitlik bilgisi gibi bir çok grafik ara yüz sunabilme
Toplantı odalarını rezerve etmek için kullanılan sistem, Exchange, Office 365, G-suite gibi yaygın mail sunucularıyla entegre olup küçük büyük tüm organizasyonlarda rahatlıkla kullanılabilir. Ayrıca takvim sistemine bağlı olmadan da oteller, konferans salonları gibi günlük oda kiralaması yapılan işletmelerde de kullanılabilir.
Şirketlerde ve paylaşımlı ofislerde çalışma ortamını kolaylaştırmak ve süreçlerin hızlı yürümesi sağlamak oldukça önemlidir. Atlassian’a göre , ABD’de ortalama bir ofis çalışanı ayda 62 toplantıya katılıyor. Bu, her ay toplantılarda geçirilen yaklaşık 31 saatt anlamına geliyor. Bu rakamlar göz önünde bulundurulduğunda toplantı odalarının genellikle dolu olması kaçınılmazdır. Buna ek olarak şu da bir gerçektir ki, çalışanlar toplantıların% 50’sinin zaman kaybı olduğunu düşünüyor.
İstatistikler bir yana gerçek şu ki çalışanların %50 sinin toplantıları gereksiz olarak görmesinin nedenlerine bakıldığında toplantıyı programlayana dek geçirilen süre, oda ayarlama, oda karmaşası, çakışmalar bunlardan bazıları olabilir. Gündem belirlenip katılımcıların müsaitlik durumu ayarladıktan sonra, bir toplantı odası rezervasyon sistemi, kuruluşunuzun toplantı kültürüne önemli bir değer katabilir.
Açık planlı ve ortak çalışma ofisleri gibi alanlar son derece popüler ve bu popülerliğin azalacağı ön görülmüyor. Bu tür çalışma alanları toplantı odalarının da paylaşılacağı anlamına geliyor. Açık plan ofislerde çalışanlar dış etkenlerden çok kolay etkilenir. Çevrede sürekli gezinen veya telefonla konuşan kişiler çalışanda odaklanma sorunu ortaya çıkarabilir. Bu nedenle, çalışanların kapıyı gerçekten kapatabilecekleri ve bir süre konsantre olabilecekleri ayrı odalarının olması gerçekten önemlidir. Bu durum aynı zamanda toplantılar için de geçerlidir.
Kaynak : https://digitalsignageyazilimi.com/toplanti-odasi-rezervasyon-sistemi/
